Tutta la struttura sotto gli occhi.Ogni richiesta sotto controllo.
Cinque spazi per chi manda avanti la struttura, e un’unica bacheca per il front desk. Pensati intorno alla vostra struttura, alle sue camere, alla sua giornata e alle richieste dei suoi ospiti, non intorno a un’inbox di chat.
Tutte le schermate di questa pagina sono di Palazzo Vetra, la nostra struttura demo: un hotel.
Camere occupate e arrivi sono forniti dal collegamento con il vostro PMS.
Oggi · la struttura, ora
La struttura, ora — in una sola pagina.
Aprite il back office e la giornata della vostra struttura è la prima cosa che vedete: chi c’è, cosa è in attesa e cosa richiede il vostro intervento.
Da gestire: al massimo tre cose, e ciascuna si apre dove la risolvete.
Camere occupate e richieste in attesa, disegnate piano per piano, una finestra per camera.
Il ritmo della giornata, dalla colazione all’ultimo servizio.
Camere occupate e arrivi sono forniti dal collegamento con il vostro PMS.
OggiVista organizzatore
Il front desk · per il turno serale
Ogni richiesta, con la sua camera e la sua attesa.
Il vostro front desk lavora da un’unica bacheca, scura per impostazione predefinita per il turno serale. Ogni richiesta aperta dal concierge arriva in Nuove con la sua camera o il suo luogo, il canale da cui è arrivata e da quanto tempo aspetta. Prendetela in carico, segnatela come completata e, se serve, riapritela.
01Nuove → In corso → Completate
02In ritardo dopo 30 minuti, in terracotta
03Verde solo quando WhatsApp conferma la consegna
Il front desk non mostra mai la conversazione di un ospite.
Il front deskVista front desk · tema scuro predefinito
Camere occupate e arrivi sono forniti dal collegamento con il vostro PMS.
La scheda dell’ospite · vista front desk
Aprite la scheda dell’ospite
Aprite la scheda di un ospite dall’elenco degli arrivi, da Tutti gli ospiti o da una richiesta legata al suo soggiorno: la sua camera, le sue date e la sua lingua, i modi per raggiungere il suo concierge e com’è andato il suo benvenuto.
+ Link ospite
Vi serve subito un ospite nel concierge? Generate dal front desk un link personale per quell’ospite e scegliete per quanti giorni apre il concierge: uno, tre, sette o trenta.
Lo Studio del concierge
Istruitelo parlando. Vedete l’impatto prima di salvare.
Tutto ciò che dà forma al vostro concierge sta in sei sale. Dite un cambiamento come lo direste a un collega (la spa chiude alle nove, il rooftop bar riapre il mese prossimo) e il concierge prepara una bozza delle informazioni da farvi controllare. Nulla viene salvato finché non lo fate voi.
I – VI
Identità e voce, cosa sa, consiglia, annuncia e può fare, e dove lo incontrano gli ospiti.
Anteprima
La vostra pagina di benvenuto in ogni lingua che offrite.
Impatto
Disattivate qualcosa che gli ospiti ricevono e vedete prima chi ne è toccato.
Lo Studio · Sale I e II
Informa il concierge · Sala II
L’anteprima, in italiano
L’anteprima mostra la pagina di benvenuto della struttura, scritta in italiano.
Vedete l’impatto prima di salvare.
Disattivate un messaggio che gli ospiti ricevono e lo Studio vi mostra prima che cosa tocca: i soggiorni in corso, le richieste in attesa e il messaggio che un ospite riceve quando una richiesta è completata. Lasciatelo attivo, oppure disattivatelo e salvate.
Camere occupate e arrivi sono forniti dal collegamento con il vostro PMS.
Il pannello Impatto · Sala V
Analisi · il mese su carta
Il mese, su carta.
Ogni notte Analisi aggiorna i suoi conteggi, e qualsiasi mese conteggiato diventa un’edizione stampabile, a partire dai vostri dati. Messaggi, richieste aperte e completate, il tempo che hanno richiesto, e quante volte ogni partner è stato menzionato, cliccato e aperto.
Scegliete un mese e scaricatene l’edizione in PDF.
Restano come conteggi anche dopo la cancellazione delle conversazioni.
Copertura dei partner: quante volte ogni partner è stato menzionato, cliccato e aperto.
AnalisiUn mese in vetrina
L’edizione mensileUn mese in vetrina · un dettaglio di pagina 1
Le cifre dell’edizione sono conteggi: nessun nome di ospite, nessuna camera. Elenca anche gli argomenti a cui il concierge non ha saputo rispondere.
La quota di soggiorni conclusi che hanno parlato con il concierge è calcolata dal collegamento con il vostro PMS.
Gestione · la fiducia, alla luce del sole
Chi accede, cosa si conserva, cosa è collegato.
Chi accede
Le persone del vostro team possono accedere a proprio nome, con il proprio account Google o account di lavoro Microsoft, come Organizzatore o Front desk, e ogni ruolo vede le proprie schermate.
Accanto all’accesso nominativo restano anche le password condivise per ruolo.
Cosa si conserva
Ultimo messaggio
+7 giorni di silenzio
Cancellate
Le conversazioni di un ospite, per impostazione predefinita
Per impostazione predefinita, le conversazioni di un ospite vengono cancellate circa 7 giorni dopo il suo ultimo messaggio (più tardi solo se ha indicato una partenza successiva), e mai oltre 45 giorni dopo quel messaggio. I dati della prenotazione provenienti dal sistema della vostra struttura seguono il soggiorno.
Cosa è collegato
Sistema della struttura (PMS)Un collegamento indipendente dal fornitore, che il vostro integratore può realizzare
WhatsAppSi attiva struttura per struttura
Casella email dello staffOgni nuova richiesta, via email
Il vostro indirizzo webIl concierge sul vostro dominio
L’IA personale degli ospitiDisattivata per impostazione predefinita; quando è attiva, una chiave per ospite
Premete Ctrl K, o ⌘K su un Mac, e digitate un numero di camera o il nome di un ospite per passare al soggiorno, alle sue richieste o a una pagina del back office. Oppure premete Tab per informare il concierge di una novità: vi propone delle informazioni da verificare, e nulla viene salvato finché non lo fate voi.
Camere occupate e arrivi sono forniti dal collegamento con il vostro PMS.
Cerca, o informa · aperta con Ctrl K
Chi vede cosa
Ogni ruolo vede le proprie schermate.
Organizzatore
Tutto il back office della propria struttura: Oggi, il front desk, lo Studio, Analisi e Gestione.
Front desk
Il front desk: la bacheca delle richieste, gli arrivi di oggi, il soggiorno di ogni ospite e i link ospite. Oggi, lo Studio, Analisi e Gestione spettano all’organizzatore.
Su un telefono, e in italiano
Su un telefono, e in italiano.
Il back office si adatta a un telefono: i cinque spazi diventano una barra di schede, e il front desk mostra una colonna alla volta. Le sue schermate sono anche in italiano, da attivare dal menu utente. Alcuni editor interni, i messaggi di errore e i titoli delle pagine sono ancora in inglese.
Camere occupate e arrivi sono forniti dal collegamento con il vostro PMS.
Oggi, su un telefono
Il front desk, su un telefono
Cosa non vi mostrerà mai
Lasciato fuori di proposito.
La conversazione di un ospite.
La bacheca e la scheda dell’ospite mostrano la richiesta redatta dal concierge, il suo stato e da quanto tempo è aperta, mai la conversazione.
Il nome di un ospite in un conteggio.
La pagina Oggi e i suoi dati sui benvenuti non nominano alcun ospite. Le cifre di Analisi e dell’edizione sono conteggi, senza nomi né camere dietro.
I ricavi, o qualsiasi cifra che non può contare.
Mostra richieste, tempi di risposta, lingue e copertura dei partner. Non stima denaro che non può contare.
La copertura dei partner come totale.
Mostra quante volte ogni partner è stato menzionato, cliccato e aperto. Conteggi attribuiti, mai totali.
La scheda dell’ospiteLa conservazione, come l’ha impostata questa struttura
Domande
Cosa ci chiedono sul back office.
Nel back office, il nostro team può leggere la conversazione di un ospite?
Non dal front desk. La bacheca e la scheda dell’ospite mostrano la richiesta redatta dal concierge, il suo stato e da quanto tempo è aperta, mai la conversazione. È una scelta voluta.
Il nostro staff può subentrare nella chat di un ospite con il concierge?
No. Il concierge apre una richiesta e non promette mai ciò che il vostro team non ha approvato. Il vostro team agisce dal front desk. Dove la vostra struttura ha attivato gli avvisi e ha un modo per raggiungere l’ospite, l’ospite viene avvisato su WhatsApp o via email quando la richiesta viene presa in carico e quando viene completata; quando un ospite non è raggiungibile, il front desk lo mostra.
Il back office funziona senza il nostro PMS?
Sì per le richieste, lo Studio, gli annunci e la maggior parte di Analisi. Arrivi, camere occupate, cambi di camera e il benvenuto al check-in richiedono il collegamento con il vostro PMS, tramite un contratto indipendente dal fornitore che il vostro integratore può realizzare.
Il back office mostra i ricavi?
No. Mostra richieste, tempi di risposta, lingue e copertura dei partner. Non stima denaro che non può contare.
Il concierge sa dove si trovano i nostri ospiti?
Non da solo. Non chiede mai la posizione a un telefono. Il vostro team vede solo ciò che un ospite scrive in una richiesta, come il punto in cui farsi venire a prendere. Risponde quando un ospite chiede, ovunque si trovi in quel momento.
In una struttura, quando inizia l’accesso di un ospite, e quando finisce?
Appena l’ospite ha il suo link: in un messaggio prima dell’arrivo, al check-in o dal front desk. Un link legato a una prenotazione smette di funzionare dopo il check-out (più l’eventuale periodo di tolleranza impostato dalla struttura); un link creato dal front desk dura i giorni scelti dal front desk, e un telefono che l’ha aperto può restare collegato anche dopo, finché la sua chat non viene cancellata. Le conversazioni di un ospite vengono cancellate secondo il calendario di conservazione della struttura.
Guardate il back office nella vostra struttura.
Prenotate una demo di 20 minuti. Vi guideremo nei cinque spazi e nel front desk su Palazzo Vetra, la nostra struttura demo, e vi mostreremo il concierge con cui parlerebbero i vostri ospiti.
