Cinq espaces pour ceux qui font tourner la maison, et un tableau pour la réception. Conçu autour de votre établissement, de ses chambres, de sa journée et des demandes de ses clients, pas autour d’une boîte de conversations.
Chaque écran de cette page est Palazzo Vetra, notre établissement de démonstration : un hôtel.
Les chambres occupées et les arrivées viennent de votre connexion PMS.
Aujourd’hui · la maison, maintenant
La maison, maintenant — sur une seule page.
Ouvrez le back-office et la journée de votre établissement est la première chose que vous voyez : qui est là, ce qui attend, et ce qui a besoin de vous.
Ce qui a besoin de vous : trois choses au plus, chacune s’ouvre là où vous vous en occupez.
Les chambres occupées et les demandes en attente, dessinées étage par étage, une fenêtre par chambre.
Le déroulé de la journée, du petit-déjeuner au dernier service.
Les chambres occupées et les arrivées viennent de votre connexion PMS.
Aujourd’huiVue organisateur
La réception · pour le service du soir
Chaque demande, avec sa chambre et son attente.
Votre réception travaille depuis un seul tableau, sombre par défaut pour le service du soir. Chaque demande que le concierge transmet arrive dans « Nouvelles » avec sa chambre ou son lieu, la façon dont elle est arrivée et depuis combien de temps elle attend. Prenez-la, marquez-la comme traitée, et rouvrez-la si besoin.
01Nouvelles → Prises en charge → Traitées
02En retard après 30 minutes, en terracotta
03Vert seulement quand WhatsApp confirme la livraison
La réception ne montre jamais la conversation d’un client.
La réceptionVue réception · sombre par défaut
Les chambres occupées et les arrivées viennent de votre connexion PMS.
La fiche client · vue réception
Ouvrir le client
Ouvrez un client depuis la liste des arrivées, depuis « Tous les clients » ou depuis une demande liée à son séjour : sa chambre, ses dates et sa langue, les moyens d’accéder à son concierge, et comment son accueil s’est passé.
+ Lien client
Besoin d’un client dans le concierge tout de suite ? Créez-lui un lien personnel depuis la réception et choisissez combien de jours il ouvre le concierge : un, trois, sept ou trente.
Le Concierge Studio
Enseignez-lui en parlant. Voyez l’impact avant d’enregistrer.
Tout ce qui façonne votre concierge tient en six salles. Dites un changement comme vous le diriez à un collègue (le spa ferme à neuf heures, le bar rooftop rouvre le mois prochain) et il rédige les faits que vous vérifiez. Rien n’est enregistré tant que vous ne l’avez pas fait.
I – VI
Persona et voix, ce qu’il sait, recommande, annonce, peut faire, et où les clients le rencontrent.
Aperçu
Votre page d’accueil dans chaque langue que vous proposez.
Impact
Désactivez ce que reçoivent les clients et voyez d’abord qui cela touche.
Le Studio · Salles I et II
Dire au concierge · Salle II
L’aperçu, en italien
L’aperçu montre la page d’accueil propre à l’établissement, rédigée en italien.
Voyez l’impact avant d’enregistrer.
Désactivez un message que reçoivent les clients et le Studio montre d’abord ce qu’il touche : les séjours en cours, les demandes en attente, et le message envoyé à un client quand une demande est traitée. Gardez-le activé, ou désactivez-le et enregistrez.
Les chambres occupées et les arrivées viennent de votre connexion PMS.
Le panneau d’impact · Salle V
Insights · le mois sur papier
Le mois, sur papier.
Insights compte chaque nuit, et tout mois compté devient une édition imprimable, à partir de vos propres données. Les messages, les demandes créées et traitées, le temps qu’elles ont pris, et combien de fois chaque partenaire a été mentionné, cliqué et ouvert.
Choisissez un mois et téléchargez son édition en PDF.
Conservé sous forme de décomptes après la suppression des conversations.
Portée des partenaires : combien de fois chaque partenaire a été mentionné, cliqué et ouvert.
InsightsUn mois d’illustration
L’édition mensuelleUn mois d’illustration · détail de la page 1
Les chiffres de l’édition sont des décomptes : ni noms de clients, ni chambres. Elle liste aussi les sujets auxquels le concierge n’a pas su répondre.
La part des séjours terminés qui ont parlé au concierge est comptée à partir de votre connexion PMS.
Maison · la confiance, au grand jour
Qui se connecte, ce qui est conservé, ce qui est connecté.
Qui se connecte
Les membres de votre équipe peuvent se connecter en leur propre nom, avec leur propre compte Google ou leur compte professionnel Microsoft, comme organisateur ou réception, et chaque rôle voit ses propres écrans.
Les mots de passe partagés par rôle existent toujours à côté de la connexion nominative.
Ce qui est conservé
Dernier message
+7 jours sans message
Suppression
Les conversations d’un client, par défaut
Par défaut, les conversations d’un client sont supprimées environ 7 jours après son dernier message (plus tard seulement s’il a indiqué un départ plus tardif), et jamais plus de 45 jours après celui-ci. Les données de réservation issues du système de votre établissement suivent le séjour.
Ce qui est connecté
Système de l’établissement (PMS)Une connexion indépendante du fournisseur que votre intégrateur peut câbler
WhatsAppActivé établissement par établissement
Boîte mail du personnelChaque nouvelle demande, par e-mail
Votre propre adresse webLe concierge sur votre propre domaine
L’IA personnelle des clientsDésactivée par défaut ; une fois activée, une clé par client
Appuyez sur Ctrl K, ou ⌘K sur Mac, et tapez un numéro de chambre ou le nom d’un client pour aller au séjour, à ses demandes ou à une page du back-office. Appuyez sur Tab pour dire quelque chose de nouveau au concierge à la place : il propose des faits que vous vérifiez, et rien n’est enregistré tant que vous ne l’avez pas fait.
Les chambres occupées et les arrivées viennent de votre connexion PMS.
Chercher, ou dire · ouvert avec Ctrl K
Qui voit quoi
Chaque rôle voit ses propres écrans.
Organisateur
Tout le back-office pour son propre établissement : Aujourd’hui, la réception, le Studio, Insights et Maison.
Réception
La réception : le tableau des demandes, les arrivées du jour, le séjour de chaque client et les liens clients. Aujourd’hui, le Studio, Insights et Maison relèvent de l’organisateur.
Sur mobile, et en italien
Sur mobile, et en italien.
Le back-office tient sur un téléphone : les cinq espaces deviennent une barre d’onglets, et la réception affiche une colonne à la fois. Ses écrans existent aussi en italien, au choix dans le menu utilisateur. Quelques éditeurs à l’intérieur, des messages d’erreur et des titres de page sont encore en anglais.
Les chambres occupées et les arrivées viennent de votre connexion PMS.
Aujourd’hui, sur mobile
La réception, sur mobile
Ce qu’il ne vous montrera jamais
Écarté volontairement.
La conversation d’un client.
Le tableau et la fiche client montrent la demande que le concierge a rédigée, son statut et son ancienneté, jamais la conversation.
Le nom d’un client dans un décompte.
Aujourd’hui et ses chiffres d’accueil ne nomment aucun client. Les chiffres d’Insights et de l’édition sont des décomptes, sans noms ni chambres derrière.
Les revenus, ou tout chiffre qu’il ne peut pas compter.
Il montre les demandes, les temps de réponse, les langues et la portée des partenaires. Il n’estime pas l’argent qu’il ne peut pas compter.
La portée des partenaires en total.
Il montre combien de fois chaque partenaire a été mentionné, cliqué et ouvert. Des décomptes attribués, jamais des totaux.
La fiche clientConservation, comme l’a réglée cet établissement
Questions
Ce que l’on demande sur le back-office.
Dans le back-office, mon équipe peut-elle lire la conversation d’un client ?
Pas depuis la réception. Le tableau et la fiche client montrent la demande que le concierge a rédigée, son statut et son ancienneté, jamais la conversation. C’est voulu.
Notre personnel peut-il reprendre la conversation d’un client avec le concierge ?
Non. Le concierge transmet une demande et ne promet jamais ce que votre équipe n’a pas approuvé. Votre équipe agit depuis la réception. Là où votre établissement a activé les notifications et dispose d’un moyen de joindre le client, le client l’apprend sur WhatsApp ou par e-mail quand la demande est prise en charge et quand elle est traitée ; quand un client est injoignable, la réception l’affiche.
Le back-office fonctionne-t-il sans notre PMS ?
Oui pour les demandes, le Studio, les annonces et la plupart d’Insights. Les arrivées, les chambres occupées, les changements de chambre et le mot de bienvenue au check-in demandent que votre PMS soit connecté, via un contrat indépendant du fournisseur que votre intégrateur peut câbler.
Le back-office montre-t-il les revenus ?
Non. Il montre les demandes, les temps de réponse, les langues et la portée des partenaires. Il n’estime pas l’argent qu’il ne peut pas compter.
Le concierge sait-il où se trouvent mes clients ?
Pas par lui-même. Il ne demande jamais sa position à un téléphone. Votre équipe ne voit que ce qu’un client indique dans une demande, par exemple un point de prise en charge. Il répond quand un client le lui demande, où qu’il se trouve.
Dans un établissement, quand l’accès d’un client commence-t-il, et quand s’arrête-t-il ?
Dès que le client a son lien : dans un message avant l’arrivée, au check-in, ou depuis la réception. Un lien lié à une réservation cesse de fonctionner après le départ (plus le délai de grâce éventuel que fixe l’établissement) ; un lien créé depuis la réception dure le nombre de jours choisi à la réception, et un téléphone qui l’a ouvert peut y rester connecté ensuite, jusqu’à la suppression de sa conversation. Les conversations d’un client sont supprimées selon le calendrier de conservation de l’établissement.
Voyez le back-office sur votre établissement.
Réservez une démo de 20 minutes. Nous vous guiderons à travers les cinq espaces et la réception sur Palazzo Vetra, notre établissement de démonstration, et nous vous montrerons le concierge auquel vos clients parleraient.
