Cinco lugares para quem gere a casa e um quadro para a receção. Desenhado em torno da sua estrutura, dos seus quartos, do seu dia e dos pedidos dos seus hóspedes, e não em torno de uma caixa de entrada de conversas.
Todos os ecrãs desta página são do Palazzo Vetra, a nossa estrutura de demonstração: um hotel.
Os quartos ocupados e as chegadas vêm da ligação ao seu PMS.
Hoje · a casa, agora
A casa, agora — numa só página.
Abra o back office e o dia da sua estrutura é a primeira coisa que vê: quem está na casa, o que está à espera e o que precisa de si.
Precisam de si: no máximo três coisas, e cada uma abre onde a trata.
Quartos ocupados e pedidos em espera, desenhados piso a piso, uma janela por quarto.
O fluxo do dia, do pequeno-almoço à última mesa.
Os quartos ocupados e as chegadas vêm da ligação ao seu PMS.
HojeVista do organizador
A receção · para o turno da noite
Cada pedido, com o quarto e o tempo de espera.
A sua receção trabalha a partir de um único quadro, escuro por predefinição para o turno da noite. Cada pedido que o concierge levanta chega a Novo com o quarto ou o local, a forma como entrou e há quanto tempo espera. Pegue nele, marque-o como concluído e volte a abri-lo se precisar.
01Novo → Em tratamento → Concluído
02Em atraso passados 30 minutos, a terracota
03Verde só quando o WhatsApp confirma a entrega
A receção nunca mostra a conversa de um hóspede.
A receçãoVista da receção · escuro por predefinição
Os quartos ocupados e as chegadas vêm da ligação ao seu PMS.
A ficha do hóspede · vista da receção
Abrir a ficha do hóspede
Abra um hóspede a partir da lista de chegadas, de Todos os hóspedes ou de um pedido ligado à sua estadia: o quarto, as datas e a língua, as formas de aceder ao seu concierge e como correram as boas-vindas.
+ Link de hóspede
Precisa de pôr já um hóspede no concierge? Crie-lhe um link pessoal na receção e escolha durante quantos dias ele abre o concierge: um, três, sete ou trinta.
O Concierge Studio
Ensine-o com uma conversa. Veja o impacto antes de guardar.
Tudo o que molda o seu concierge está em seis salas. Diga uma alteração como a diria a um colega (o spa fecha às nove, o bar do terraço reabre no próximo mês) e ele redige os factos para os verificar. Nada é guardado até o fazer.
I – VI
Persona e voz, o que sabe, recomenda, anuncia, consegue fazer, e onde os hóspedes o encontram.
Pré-visualização
A sua página de boas-vindas em todas as línguas que oferece.
Impacto
Desligue algo que os hóspedes recebem e veja primeiro quem é afetado.
O Studio · Salas I e II
Dizer ao concierge · Sala II
A pré-visualização, em italiano
A pré-visualização mostra a página de boas-vindas da própria estrutura, escrita em italiano.
Veja o impacto antes de guardar.
Desligue uma mensagem que os hóspedes recebem e o Studio mostra primeiro o que ela afeta: as estadias em curso, os pedidos em espera e a mensagem enviada a um hóspede quando um pedido é concluído. Mantenha-a ligada, ou desligue e guarde.
Os quartos ocupados e as chegadas vêm da ligação ao seu PMS.
O painel de impacto · Sala V
Insights · o mês em papel
O mês, em papel.
O Insights conta todas as noites, e qualquer mês contado passa a ser uma edição imprimível, a partir dos seus próprios dados. Mensagens, pedidos levantados e concluídos, o tempo que demoraram e quantas vezes cada parceiro foi mencionado, clicado e aberto.
Escolha um mês e descarregue a sua edição em PDF.
Guardado como contagens depois de as conversas serem apagadas.
Alcance dos parceiros: quantas vezes cada parceiro foi mencionado, clicado e aberto.
InsightsUm mês ilustrativo
A edição mensalUm mês ilustrativo · pormenor da página 1
Os números da edição são contagens: sem nomes de hóspedes, sem quartos. Também lista os temas a que o concierge não soube responder.
A percentagem de estadias já terminadas que falaram com o concierge é contada a partir da sua ligação ao PMS.
Casa · confiança, às claras
Quem inicia sessão, o que é guardado, o que está ligado.
Quem inicia sessão
As pessoas da sua equipa podem iniciar sessão em nome próprio, com a sua própria conta Google ou conta profissional Microsoft, como Organizador ou Receção, e cada perfil vê os seus próprios ecrãs.
As palavras-passe partilhadas por perfil continuam a existir ao lado do início de sessão nominal.
O que é guardado
Última mensagem
+7 dias de silêncio
Apagadas
As conversas de um hóspede, por predefinição
Por predefinição, as conversas de um hóspede são apagadas cerca de 7 dias depois da sua última mensagem (mais tarde só se o hóspede indicou uma partida mais tardia), e nunca mais de 45 dias depois dela. Os dados da reserva vindos do sistema da sua estrutura seguem a estadia.
O que está ligado
Sistema da estrutura (PMS)Uma ligação neutra quanto ao fornecedor, que o seu integrador pode ligar
WhatsAppAtivado estrutura a estrutura
Caixa de correio da equipaCada novo pedido, por email
O seu próprio endereço webO concierge no seu próprio domínio
A IA dos próprios hóspedesDesligada por predefinição; quando ativada, uma chave por hóspede
Prima Ctrl K, ou ⌘K num Mac, e escreva o número de um quarto ou o nome de um hóspede para saltar para a estadia, para os seus pedidos ou para uma página do back office. Prima Tab para, em vez disso, dizer algo de novo ao concierge: ele propõe factos para verificar, e nada é guardado até o fazer.
Os quartos ocupados e as chegadas vêm da ligação ao seu PMS.
Encontrar, ou dizer · aberto com Ctrl K
Quem vê o quê
Cada perfil vê os seus próprios ecrãs.
Organizador
O back office completo da respetiva estrutura: Hoje, a receção, o Studio, o Insights e a Casa.
Receção
A receção: o quadro de pedidos, as chegadas de hoje, a estadia de cada hóspede e os links de hóspede. Hoje, o Studio, o Insights e a Casa pertencem ao organizador.
No telemóvel, e em italiano
No telemóvel, e em italiano.
O back office cabe num telemóvel: os cinco lugares tornam-se uma barra de separadores, e a receção mostra uma faixa de cada vez. Os seus ecrãs também existem em italiano, a partir do menu do utilizador. Alguns editores no interior, as mensagens de erro e os títulos das páginas continuam em inglês.
Os quartos ocupados e as chegadas vêm da ligação ao seu PMS.
Hoje, num telemóvel
A receção, num telemóvel
O que nunca lhe mostra
Deixado de fora de propósito.
A conversa de um hóspede.
O quadro e a ficha do hóspede mostram o pedido que o concierge redigiu, o seu estado e há quanto tempo foi feito, nunca a conversa.
O nome de um hóspede numa contagem.
A página Hoje e os seus números de boas-vindas não nomeiam nenhum hóspede. Os números do Insights e da edição são contagens, sem nomes nem quartos por trás.
Receitas, ou qualquer número que não consiga contar.
Mostra pedidos, tempos de resposta, línguas e alcance dos parceiros. Não estima dinheiro que não consegue contar.
O alcance dos parceiros como total.
Mostra quantas vezes cada parceiro foi mencionado, clicado e aberto. Contagens atribuídas, nunca totais.
A ficha do hóspedeA retenção, como esta estrutura a definiu
Perguntas
O que as pessoas perguntam sobre o back office.
No back office, a minha equipa pode ler a conversa de um hóspede?
Não a partir da receção. O quadro e a ficha do hóspede mostram o pedido que o concierge redigiu, o seu estado e há quanto tempo foi feito, nunca a conversa. É de propósito.
A nossa equipa pode assumir a conversa de um hóspede com o concierge?
Não. O concierge levanta um pedido e nunca promete o que a sua equipa não aprovou. A sua equipa age a partir da receção. Onde a sua estrutura tenha ativado os avisos e tenha forma de contactar o hóspede, o hóspede fica a saber por WhatsApp ou por email quando o pedido é assumido e quando fica concluído; quando não é possível contactar um hóspede, a receção mostra-o.
O back office funciona sem o nosso PMS?
Sim, para os pedidos, o Studio, os avisos e a maior parte do Insights. As chegadas, os quartos ocupados, as mudanças de quarto e as boas-vindas no check-in precisam do seu PMS ligado, através de um contrato neutro quanto ao fornecedor que o seu integrador pode ligar.
O back office mostra receitas?
Não. Mostra pedidos, tempos de resposta, línguas e alcance dos parceiros. Não estima dinheiro que não consegue contar.
O concierge sabe onde estão os meus hóspedes?
Por si só, não. Nunca pede a um telemóvel a sua localização. A sua equipa vê apenas o que um hóspede indica num pedido, como um ponto de recolha. Responde quando um hóspede pergunta, esteja onde estiver.
Numa estrutura, quando começa o acesso de um hóspede e quando termina?
Assim que o hóspede tem o seu link: numa mensagem antes da chegada, no check-in, ou a partir da receção. Um link ligado a uma reserva deixa de funcionar depois do check-out (mais a tolerância que a estrutura definir); um link feito na receção dura os dias que a receção escolheu, e um telemóvel que o tenha aberto pode continuar com a sessão iniciada depois disso, até a sua conversa ser apagada. As conversas de um hóspede são apagadas segundo o calendário de retenção da estrutura.
Veja o back office na sua estrutura.
Marque uma demo de 20 minutos. Guiamo-lo pelos cinco lugares e pela receção no Palazzo Vetra, a nossa estrutura de demonstração, e mostramos-lhe o concierge com que os seus hóspedes falariam.
